Referenties op eigen initiatief, waar ligt de grens?
Eerlijk gesproken: Janine over ethiek in het vak
Ethiek in ons werk draait niet alleen om procedures of protocollen. Het gaat om mensen. En mensen zijn niet perfect. Dat maakt het vak interessant, maar soms ook ingewikkeld.
Onlangs werd ik, kort nadat ik een aantal kandidaten aan hem had voorgesteld, gebeld door een opdrachtgever. Eén van de kandidaten bleek via LinkedIn verbonden te zijn aan een oud-collega van hem. Uit nieuwsgierigheid besloot hij die persoon even te bellen. Het werd een enthousiast gesprek, met een overtuigende aanbeveling. Zo overtuigend zelfs dat hij de kandidaat het liefst direct wilde aannemen, zonder verder nog een zorgvuldig proces te doorlopen. In dit geval pakte deze informele referentiecheck goed uit, maar dat had ook heel anders kunnen lopen.
Eerder maakte ik namelijk het tegenovergestelde mee. Nog voordat een door mij geïntroduceerde kandidaat werd uitgenodigd door mijn opdrachtgever, vroeg de betrokken HR-manager mij of ik referenties had gecheckt. Hij had zelf alvast contact opgenomen met de voormalig leidinggevende van de kandidaat, en wat daaruit kwam was niet best. Dat gesprek had buiten ons om plaatsgevonden, zonder afstemming en zonder toestemming van de kandidaat. Het gevolg? De toon was gezet en de kandidaat verdween van tafel voordat er een eerlijke kans was geweest.
Een onderwerp waar we te weinig bij stilstaan
Ik geloof niet dat deze telefoontjes worden gepleegd met kwade bedoelingen. Vaak is het gemak, automatisme of simpelweg nieuwsgierigheid, zonder dat men zich bewust is van de gevolgen die dit kan hebben voor de betreffende kandidaat en soms ook voor andere kandidaten in de procedure.
In mijn jonge jaren liet ik me nog weleens overrompelen door dit soort situaties. Tegenwoordig, met wat meer ervaring, weet ik dat het belangrijk is om het gesprek hierover aan te gaan. Want ook al is dit een grijs gebied, het raakt direct aan het vertrouwen in het proces. En dat vraagt om zorgvuldigheid, van beide kanten.
Wat mag eigenlijk?
Volgens de AVG mag een referentiecheck alleen plaatsvinden met expliciete toestemming van de kandidaat. De Autoriteit Persoonsgegevens is hierin duidelijk: een werkgever mag pas contact opnemen met een vorige werkgever wanneer de kandidaat daarvoor vooraf toestemming heeft gegeven, en alleen met de personen die hij of zij zelf heeft aangedragen.
Zomaar iemand uit het netwerk benaderen, hoe goed bedoeld ook, valt daar dus niet onder. Het is simpelweg niet toegestaan.
Meer dan een juridische kwestie
Een referentiecheck is bij voorkeur de laatste stap in het proces. Op dat moment is er vertrouwen, zijn de gesprekken gevoerd en ligt er een compleet beeld van de kandidaat. De check is bedoeld ter bevestiging en afronding, niet als voorselectie op basis van indrukken van buitenaf.
Duidelijke afspraken
Bij ES werken we daarom met duidelijke afspraken. We doen referentiechecks alleen met toestemming van de kandidaat, en altijd in overleg. Als een opdrachtgever op eigen initiatief iemand uit zijn netwerk benadert, maak ik dat bespreekbaar. Niet om met het vingertje te wijzen, maar wel om helder te zijn over wat we wel en niet zorgvuldig vinden.
Daarnaast is het goed om je te realiseren dat een verhaal van een referent niet altijd alles zegt. Soms was er geen klik. Een andere keer zat iemand een tijdlang niet goed in zijn of haar vel. Er kunnen allerlei redenen zijn waarom een samenwerking niet goed is verlopen. Dus: jazeker, een referentiecheck is waardevol om te doen – maar dan wel op het juiste moment en met de juiste personen.
Want eerlijk gesproken: hoe we omgaan met dit soort situaties zegt veel over hoe serieus we het proces nemen en over het respect dat we tonen voor de mensen die eraan deelnemen.
In deze reeks deel ik elke maand mijn persoonlijke gedachten over ethiek in ons vakgebied. Geen grote waarheden, maar kleine vragen. Over digitalisering, menselijkheid, en over onze rol in een wereld waar alles sneller, transparanter en ingewikkelder wordt.
Soms weten we het niet zeker. En misschien is dat precies het begin van een eerlijk gesprek.
Wil je reageren op deze column, herken je je in dit onderwerp of wil je er eens over sparren? Ik hoor graag van je. Stuur me gerust een bericht via janine@es-partnersinsearch.nl.