Wat zijn de kosten van een recruitment mismatch én hoe voorkom je een mislukte werving?

Studies wijzen uit dat 25% van de startende werknemers het eerste jaar niet eens volmaakt. Heeft de werving al veel tijd en energie gekost en vervolgens is veel tijd geïnvesteerd in het inwerken van de nieuwe medewerker. Uiteindelijk brengt deze dus niet veel op, omdat hij of zij alweer binnen een jaar de organisatie heeft verlaten.

Zo’n vroeg vertrek van een medewerker, noemen we een mismatch. Vraag is wat de kosten van zo’n mismatch zijn en nog belangrijker hoe voorkom je een dergelijke mismatch?

De kosten van een recruitment mismatch bestaan uit de volgende componenten:
1.    Kosten van de Werving zelf;
2.    Inwerken en opleiden van de nieuwe medewerker;
3.    Kosten verbonden aan de periode dat de vacature niet is ingevuld;
4.    Overige kosten.

1.    Kosten van de Werving zelf
Wanneer bedrijven de werving zelf uitvoeren, dan zijn de kosten moeilijker uit te drukken in geld. Het zijn immers onzichtbare kosten, zoals tijd en energie die door verschillende medewerkers wordt besteed aan de wervingsprocedure.

Zo moet een vacaturetekst opgesteld worden en worden gepubliceerd. Reacties van sollicitanten moeten beoordeeld worden en uitnodiging krijgen voor een gesprek of moeten worden afgewezen. Vervolgens moeten 1 of meerdere rondes met sollicitatiegesprekken gevoerd worden. Uiteindelijk wordt een arbeidsovereenkomst opgesteld. Wanneer de kandidaat deze accepteert, dan is de procedure klaar. Wanneer de kandidaat voor een andere werkgever kiest, kan de procedure zomaar weer opnieuw opgestart moeten worden. Dit merken wij vooral tijdens de Corona periode. Schatting in de situatie dat bedrijven zelf de werving doen, dat de kosten al gauw 100 werkuren bedragen.

Wordt de werving en selectie uitbesteed aan een bureau, dan zijn de kosten zichtbaar. Immers het bureau stuurt een factuur voor de geleverde werving en selectie dienstverlening. Een uitbestede werving en selectie procedure zorgt er ook voor dat de eigen organisatie minimaal wordt belast. Naast het inzicht in de kosten, heeft een extern bureau ook toegang tot een veel grotere vijver met  kandidaten waardoor de kans op een succesvolle match wordt vergroot.

2. Inwerken en opleiden van de nieuwe medewerker
Nieuwe medewerkers vragen tijd en energie van collega’s en managers. Los van de koffie-afspraken in het kader van de kennismaking, moet de nieuwe medewerker geleerd worden hoe de systemen werken. Dit kost tijd en de tijd die een medewerker besteedt aan het inwerken van een nieuwe collega kan niet worden besteed aan commercie.
Ook worden kosten gemaakt voor specifieke opleidingen en het inrichten van werkplekken (inclusief e-mail accounts aanmaken, etc).

3. Kosten van de periode dat de vacature niet is ingevuld
In de situatie dat het om de invulling van een vacature voor een sales professional gaat, dan krijgt de organisatie ook direct te maken met ander soortige schade; de onbenutte saleskansen in de markt. Deze schade is vooral groot, wanneer deze gemiste kansen niet snel terugkomen. Deze ‘non-productive costs’ voelen gelijk als niet inbare vordering bij een debiteur.

Schattingen lopen in de literatuur uiteen, maar voor een sales managers functie worden de kosten op 1 tot 1,5 maal het jaarsalaris geschat. Bijkomend effect is dat de concurrenten vaak goed garen spinnen van de tekort schietende marktbewerking.

4. Overige kosten
Ook bedrijfsimago technisch ontstaat schade. Vaak worden deals gesloten op basis van vertrouwen en ook het imago van een bedrijf speelt daarbij een rol. Een hoog personeelsverloop heeft effect op de reputatie. Een mindere reputatie staat de acquisitie van nieuwe relaties in de weg. Tot slot heeft een mismatch ook effect op de teamgeest van het bedrijf.

Hoe voorkom je een mismatch (of mislukte werving)?
De beste manier om een recruitment mismatch te voorkomen is een loupezuiver functieprofiel op te stellen. Dit functieprofiel moet zijn afgestemd met de  betrokken lijnmanagers. Ook zouden bedrijven helder moeten maken hoe en waar ze naar toe willen groeien en de wijze waarop. Dit zorgt voor borging van alle wensen. Op die manier kunnen recruiters anticiperen op de skills en reeds opgedane ervaringen van kandidaten.

De bedrijfscultuur, het DNA van het bedrijf, is relevant. Herken je je hierin dan zorgt dit voor betrokkenheid, betere prestaties en je “thuisvoelen”. Tenslotte is de samenwerking met je leidinggevende belangrijk. Welke managementstijl volgt hij/zij en sluit dat aan bij de manier waarop jij je gemakkelijk voelt.

Advies van ES – Partners in Search om een mismatch te voorkomen
Het recruiten van kandidaten blijft specialistisch vakwerk. Te vaak merken wij dat het gezien wordt als een gemakkelijk klusje of “we kennen nog wel iemand” die dit werk wil doen. De kans op een mismatch is dan extra groot. En als de feitelijke kosten van een mismatch 1 tot 1,5 maal zo hoog zijn als het bruto jaarsalaris, dan vallen de kosten van een recruitmentbureau ineens wel mee.

Ons credo luidt daarom: “Goede werving vereist vakmanschap”. Het kwalitatief werven, hunten en selecteren van mensen is ons dagelijks werk. Mijn 7 andere collega’s staan ook garant voor het verzorgen van goed werk. U kunt ons gerust eens benaderen voor een vrijblijvend gesprek.

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met de schrijver van dit artikel, Tjen Schifferstein, recruiter voor marketing en sales management functies.